El Canal de Denuncias es: una necesidad estratégica de mitigar el riesgo de incumplimiento normativo; un requisito para que la empresa quede exonerada de responsabilidad penal de delitos cometidos por sus empleados y directivos; un requisito para que el órgano de administración quede exonerado de responsabilidad penal; y una herramienta corporativa de mejora continua.
Obligación legal
La entrada en vigor de la LO2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción obliga a la implementación de un Sistema Interno de Información. Es decir, disponer de un Canal de Denuncias Interno. A quién obliga:
- Empresas con 50 o más trabajadores.
- Organismos Públicos.
- Corporaciones de Derecho Público.
- Universidades Públicas.
- Fundaciones.
- Partidos Políticos y Sindicatos.
- Organizaciones empresariales.
- Entidades afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales.
A quién aplica
Aplica a todas aquellas personas que tengan información sobre posibles infracciones normativas en un contexto laboral o profesional.
Por ejemplo, socios, directivos, trabajadores, becarios, trabajadores en periodo de prácticas, proveedores, clientes, contratistas, y cualquier tercero relacionado con la empresa, etc.
Qué tipo de denuncias pueden ser formuladas
Será objeto de denuncia cualquier infracción normativa cometida en el seno de la empresa. Por ejemplo, infracciones: de naturaleza penal; en el contexto laboral; en Seguridad Social; en fiscalidad; en seguridad e higiene en el trabajo; en acoso laboral; en acoso sexual; en protección de datos de carácter personal; en blanqueo de capitales; en competencia; en subvenciones, en medioambiente, etc.
Obligaciones del Órgano de Administración
El Canal de Denuncias de la empresa debe ser un mecanismo abierto a la escucha de denuncias internas por medio del cual se generan vías de investigación y áreas de oportunidad para que la empresa mitigue el riesgo del incumplimiento normativo. El órgano de Administración deberá hacer lo necesario para:
- Implementar un Sistema Interno de Información (Canal de Denuncias).
- Designar un Responsable del Canal de Denuncias.
- Informar la designación del Responsable del Canal de Denuncias al A.A.I.
- Gestionar las denuncias producidas.
- Garantizar la protección de los informantes.
- Establecer las líneas de contacto.
- Publicitar las líneas de contacto.
Obligaciones del Responsable del Canal de Denuncias
El Responsable del Canal de Denuncias actuará de forma independiente y autónoma, sin recibir instrucciones o injerencias de la dirección de la compañía.
Puede ser una persona interna o externa o un órgano colegiado.
Su nombramiento deberá ser comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI.) en el plazo de 10 días hábiles desde su designación.
El procedimiento de gestión de las denuncias
El procedimiento establecerá las previsiones necesarias para que el Canal de Denuncias cumpla los requisitos establecidos en la ley.
El órgano Responsable del Canal de Denuncias presentará el procedimiento que será llevado a cabo en la gestión de denuncias y éste deberá ser aprobado por el órgano de administración.
El Responsable del Canal de Denuncias actuará con toda la diligencia y cumplirá con un contenido mínimo y principios siguientes:
- Recepción de la denuncia.
- Identificación del informante o anonimato.
Las denuncias sobre acoso no podrán ser anónimas. - Cuando la empresa disponga de un Plan de Igualdad, las denuncias serán gestionadas según se disponga en dicho Plan.
- Envío del acuse de recibo al denunciante. Plazo de 5 días.
- Garantía de la confidencialidad.
- Respeto a la presunción de inocencia.
- Respeto a la protección de datos de carácter personal.
- Custodia de la documentación generada en el procedimiento.
- Medidas de protección frente a represalias.
Las Fases del Procedimiento
Las fases del procedimiento de gestión de denuncias son las siguientes:
- Registro de la denuncia.
- Categorización de la denuncia.
- Análisis preliminar y admisión a trámite o inadmisión de la denuncia.
- Instrucción.
- Práctica de la prueba.
- Graduación de la Infracción.
- Conclusión.
- Registro del expediente.
- Reporte al Órgano de Administración.
- Cuando exista la comisión de un delito, dar cuenta al Ministerio Fiscal.
Régimen Sancionador
El régimen sancionador aplicable a las empresas incumplidores por no haber implementado un Canal de Denuncias postula la severidad de la sanción en función de la gravedad del incumplimiento establecida en la ley. Así, las sanciones aplicables serán:
- Infracciones leves = de 1.001 a 10.000 euros.
- Infracciones Graves = de 10.001 a 600 000 euros.
- Infracciones Muy Graves = de 600.001 a 1.000.000 euros.
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