Si en su empresa el ejercicio social finaliza el 31 de diciembre, se acerca una fecha clave: la legalización de libros.
Las sociedades deben llevar la contabilidad al día, conservar las actas de las reuniones (de administradores y de socios) y registrar las transmisiones de participaciones o acciones en los libros del empresario. La legalización de estos libros sirve para “precintarlos” y evitar que se puedan modificar tras el cierre, pero no implica que su contenido sea accesible a terceros, como ocurre con las cuentas anuales. De los libros que puede llevar el empresario, es obligatorio legalizar los siguientes:
- Libros contables: entre otros, es obligatorio legalizar el libro diario (en el que se anotan las transacciones diarias) y el libro de inventarios y cuentas anuales (sumas y saldos trimestrales, cuenta de explotación y balance de situación). No obstante, se puede legalizar cualquier otro libro (por ejemplo, el libro mayor o los libros de IVA).
- Libros societarios: deberán legalizarse el libro de actas —que contiene las actas de las reuniones celebradas por el Consejo de Administración y de las reuniones de la Junta de Socios o, en su caso, las decisiones del socio único— y, en el caso de las SL, el libro registro de socios (en las SA, el libro registro de acciones nominativas). Ahora bien, solo es necesario legalizarlo cuando haya habido cambios (compraventas, aumentos o reducciones de capital con amortización…) o si se han establecido gravámenes (por ejemplo, si las acciones o participaciones se han pignorado como garantía de un préstamo).
- Las sociedades con un único socio, por su parte, deben presentar el libro de contratos con el socio único cuando, durante el ejercicio, se hayan formalizado acuerdos entre la sociedad y el socio único; de lo contrario, no es necesario legalizar.
El trámite debe hacerse en el Registro Mercantil obligatoriamente de forma telemática. Asimismo, la ley establece una sanción de 300 euros por falta de legalización. Además, el incumplimiento de esta obligación, junto con otros indicios, podría conllevar la responsabilidad personal de los administradores en caso de impago de deudas sociales.
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